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Guia gratuito STIB · Leitura de 8 minutos
Como Planejar um Evento com Fones Sem Fio
Prazos, quantos fones e canais pedir, o que o local precisa, o que a STIB faz e o que fica com você, e um checklist para imprimir. Vale para palestra silenciosa, conferência, treinamento, SIPAT e eventos com tradução.
As 4 decisões que definem o seu evento
Com estas quatro respostas, a STIB consegue montar a proposta e o plano de áudio. O resto do planejamento parte delas.
1. Quantas pessoas
O número de participantes define quantos fones levar. Se ainda é uma estimativa, informe a faixa: dá para ajustar até perto do evento.
2. O que acontece ao mesmo tempo
Cada palestra, sala, trilha ou idioma simultâneo é um canal. Uma palestra só, em português, usa um canal.
3. Onde
Endereço, tipo de espaço (auditório, salão, pavilhão, área aberta) e se o público vai circular ou ficar sentado.
4. Quando
Datas, horário de início e fim de cada dia e o horário em que o local libera a montagem.
Linha do tempo
- 30 dias antes (ou mais)Reserve os fones. Para eventos com mais de 1.000 pessoas ou em datas concorridas, o ideal é de 60 a 90 dias. Se o prazo estiver curto, fale assim mesmo: a STIB já atendeu pedidos com 48 horas, conforme a disponibilidade.
- Envie as 4 respostas acima.
- Receba a proposta e o plano de áudio (canais e tipo de fone).
- 15 dias antesFeche o contrato e alinhe os detalhes.
- Grade da programação com o canal de cada palestra, sala ou idioma.
- Contato de quem vai receber a equipe no local.
- Se houver tradução, gravação ou DJ, confirme que estão contratados (são serviços à parte).
- Avise os participantes (modelo de mensagem mais abaixo).
- Na vésperaSempre que o local permitir, a equipe faz um teste técnico no espaço.
- Confirme horário de acesso, tomadas e onde fica a mesa dos fones.
- Passe aos palestrantes as orientações do microfone.
- No diaA equipe da STIB chega pelo menos 2 horas antes para montar e testar todos os canais.
- Os fones são entregues na entrada, junto com o credenciamento.
- Um técnico fica no local durante todo o evento.
- No fimOs fones são recolhidos na saída, e a STIB desmonta e leva tudo. Os fones são higienizados antes de cada evento.
Quantos fones e quantos canais
| Item | Como calcular |
|---|---|
| Fones | O número de participantes esperados. A STIB sempre leva 10% a mais como reserva, para trocar na hora se algum fone der problema. O atendimento começa em 10 fones, e o kit mínimo levado ao evento tem 50. |
| Canais | Um por palestra, sala, trilha ou idioma que acontece ao mesmo tempo. Até 42 canais com fones VHF ou até 10 com fones LED UHF. |
| Microfones | Um por palestrante que fala ao mesmo tempo em canais diferentes. Painéis com várias pessoas no mesmo canal: avise na grade. |
| Tipo de fone | VHF, com o número do canal no visor: o mais usado em palestras, congressos, treinamentos e tradução. LED UHF, com a cor do LED indicando o canal: festas, ativações e estandes. |
Os fones têm cancelamento de ruído e alcance de até 500 metros, então funcionam em pavilhões, áreas abertas e ambientes barulhentos.
O que o local precisa ter
- Tomadas comuns para os transmissores. Não é preciso cabeamento nem obra no espaço.
- Acesso para carga e descarga dos equipamentos e liberação da montagem pelo menos 2 horas antes.
- Uma mesa na entrada para entregar e recolher os fones, de preferência ao lado do credenciamento.
- Ponto do som do local, se o áudio do palco também for para os fones.
Para salas simultâneas no mesmo salão, não precisa de divisória acústica: cada grupo ouve só o seu canal.
O que a STIB faz e o que fica com você
| A STIB | Você (organizador) |
|---|---|
| Fones, transmissores e microfones, com 10% de fones de reserva | Número de participantes e grade da programação por canal |
| Transporte, montagem, testes e desmontagem | Acesso ao local, tomadas e mesa para os fones |
| Técnico presencial durante todo o evento | Um contato da organização no dia |
| Higienização dos fones antes de cada evento | Aviso aos participantes e apoio no recolhimento na saída |
| Contrato e nota fiscal eletrônica, inclusive para órgãos públicos | Dados para o contrato e a forma de pagamento |
Contratados à parte, se você precisar: intérpretes para tradução simultânea, gravação dos canais (alinhada antes do evento) e DJ. Pagamento por Pix, boleto, transferência ou cartão de crédito em até 4x.
Como preparar os participantes e os palestrantes
Para muita gente, será a primeira vez com fones sem fio. Um aviso antes do evento evita dúvidas na entrada. Copie e adapte:
Para os palestrantes
- Use o microfone entregue pela STIB, não o do local.
- Fale no tom e na velocidade normais: o som chega sem atraso perceptível.
- Confira o seu canal e o seu horário na grade antes de começar.
- Chegue alguns minutos antes para o teste rápido com o técnico.
Checklist do evento com fones
Planejamento
- Número de participantes (ou faixa) definido
- Canais definidos: um por palestra, sala ou idioma simultâneo
- Local, datas e horários confirmados
- Horário de liberação da montagem (2 h antes, no mínimo)
- Proposta aprovada e contrato assinado
Antes do evento
- Grade com o canal de cada palestra enviada à STIB
- Tradução, gravação ou DJ contratados, se houver
- Contato da organização no dia informado
- Tomadas e mesa dos fones na entrada reservadas
- Participantes avisados sobre os fones
- Palestrantes orientados sobre o microfone
No dia
- Equipe STIB recebida no horário combinado
- Todos os canais testados antes de abrir as portas
- Fones entregues junto com o credenciamento
- Recolhimento organizado na saída
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Vamos planejar o seu evento?
Mande as 4 respostas do início do guia. A STIB responde com a proposta e o plano de áudio.